Comment gérer les congés payés d’été de vos salariés ?

La période estivale n’impacte pas de la même manière les entreprises selon leurs secteurs d’activité. Certaines ont besoin de déployer leur plein potentiel, et donc de mobiliser un maximum de personnel… D’autres, au contraire, voient leur rythme de croisière ralentir jusqu’à la rentrée. Des perspectives qui, l’une comme l’autre, pèsent sur la gestion des congés payés. Heureusement, le droit du travail vous donne les moyens d’y remédier.

Calcul des jours de congés payés : le principe

Quels que soient son contrat et son temps de travail, tout salarié acquiert au minimum 2,5 jours ouvrables de congés par mois, soit 30 jours ouvrables ou 5 semaines sur l’année (sauf conventions collectives plus favorables). Les salariés ayant des enfants à charge bénéficient de droits supplémentaires (2 jours de congés de plus par enfant).

Les congés payés sont généralement calculés sur la période de référence allant du 1^er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année suivante. Il est toutefois possible aux salariés de demander à bénéficier de leurs congés acquis avant l’issue d’une première période de référence, si l’employeur est d’accord. Par ailleurs, s’ils ont moins de 21 ans, ils ont le droit de bénéficier d’un congé de 30 jours ouvrables même s’ils ne les ont pas entièrement acquis (les jours de congés pris mais non acquis n’étant alors pas indemnisés).

Bon à savoir : les absences pour arrêt maladie ou congé parental ne permettent pas d’acquérir de jours de congés payés. C’est en revanche le cas concernant les arrêts maternité, ou encore les absences pour formation continue.

>> À lire aussi : Recrutements d’été : quels contrats de travail pouvez-vous mobiliser ?

Organisation des dates de prise de congés payés : quelles sont les règles pour les aménager ?

En vertu du Code du travail, les salariés doivent prendre, de façon continue, au moins 12 jours ouvrables de congés payés acquis durant la période allant du 1^er mai au 30 novembre (sauf autres dispositions conventionnelles applicables), sans pouvoir dépasser 24 jours ouvrables consécutifs (4 semaines), sauf exception. C’est ce qu’on appelle le congé principal.

Si un salarié prend moins de 24 jours de congés pendant cette période principale, il bénéficie de congés supplémentaires dits de fractionnement : 1 jour s’il prend de 3 à 5 jours de congés en dehors de cette période, et 2 jours s’il prend 6 jours ou plus.

Tous les ans, l’employeur doit déterminer, parmi ces 6 mois, la période de prise de congés durant laquelle ses salariés pourront poser les leurs : par exemple au mois d’août, ou entre septembre et octobre. Il doit les en informer au moins 2 mois avant son ouverture.

L’ordre précis de départ en congé de chaque salarié, au cours de cette période, doit ensuite être porté à leur connaissance au moins 1 mois avant leur départ respectif en vacances. Vous n’êtes toutefois pas totalement libre pour fixer cet ordre. Vous devez respecter certains critères de priorité, notamment :

• La situation familiale de chaque salarié (personne à charge en situation de handicap ou en perte d'autonomie, etc.)
• Leur ancienneté
• Leurs contraintes professionnelles de pluriactivité (lorsqu’ils travaillent simultanément pour différents employeurs).

Par ailleurs, si un couple marié ou pacsé est employé dans la même entreprise, ils doivent obligatoirement bénéficier des mêmes dates de congé.

Si vous n’avez pas encore établi votre période de prise de congé, vous avez donc la possibilité de la fixer à votre convenance, d’ici le 31 octobre suivant (dans le respect des 2 mois de prévenance).

>> À lire aussi : Recruter des emplois saisonniers : pour un été réussi qui compense les pertes accumulées

Congés payés déjà posés : est-il possible de les modifier ?

En principe, une fois formellement communiquées à vos salariés, leurs dates de départ en congé ne peuvent plus être modifiées. Face à une situation exceptionnelle, comme une commande très importante imprévue, vous avez la possibilité de modifier les dates de départ en congés de vos salariés si vous les informez au moins 1 mois avant leur date de départ prévue.

Ils ne peuvent normalement pas s’y opposer (sauf situations personnelles exceptionnelles), mais doivent être dédommagés des éventuels frais occasionnés par ce changement.

Contrat saisonnier, intérim, CDI intérimaire, CDD ou encore CDI… Toutes les équipes Adecco sont disponibles pour vous aider dès maintenant à anticiper et planifier vos besoins de main-d’œuvre de cet été. Retrouvez tous nos services et entrez en contact avec votre conseiller dédié sur le portail entreprise Adecco.